Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Начальный порядок построения документов в кадровом делопроизводстве

В этой статье мы не будем приводить образцы заполнения форм, оформления других документов или тексты нормативных документов, которые должны быть в организации. Остановимся только на последовательности выполнения работы по организации кадрового делопроизводства в компании с нуля. При организации кадрового делопроизводства с нуля вам понадобятся следующие нормативные документы:. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Пошаговые инструкции по кадровому делопроизводству с нуля

Вы хотите навести порядок в кадровой работе? С чего начать в новой компании, как навести порядок в уже существующей? Следуйте советам эксперта. И без паники. У вас все получится. Все работодатели очень разные. Отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, управленческими подходами, экономическими возможностями.

В конце статьи есть шпаргалка. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо. Ключевым работником организации является руководитель.

Это требование ч. Рекомендация 1. Москвы Рекомендация 2. Рекомендация 3. Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия см. Ее ведет кадровая служба. Организуйте учет рабочего времени: работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного работником ст.

На отправлено письмо для подтверждения. Вы можете изменить адрес. Если вы не получаете письма на , прочтите инструкцию или подпишитесь на другой адрес. В Яндекс. Открылся Лекторий! Часть первая? Сколько платить работникам? Подтвердите электронную почту На отправлено письмо для подтверждения.

Подписка на рассылку Вы подписаны на рассылку Если вы не получаете письма на , прочтите инструкцию или подпишитесь на другой адрес. Что делать, если письма Школы не приходят вам?

Чтобы письма не попадали в спам, добавьте свой адрес в адресную книгу. В Mail. Смотрите 4 полезных видеоурока, проходите онлайн-тесты и получите электронный сертификат Контур. Приглашаем бухгалтеров и главных бухгалтеров коммерческих организаций.

Материалы по теме. Дистанционная работа. Правила оформления. Кадровые вопросы. Спасибо за ваше мнение!

Кадровое делопроизводство с нуля в 2020 году

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками акционерами общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета. Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ.

Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись. Кадровое делопроизводство года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. О дисциплинарной ответственности работника читайте здесь.

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7. Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии.

Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы. Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора.

И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет. Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика.

Безусловно, это:. С года введены электронные трудовые книжки. Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета. В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора гендиректора, совета директоров — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя.

Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов. Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям.

Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии. Как составить приказ о приеме на работу см. В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов.

Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом. Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:.

В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:. При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново.

Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия. Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек.

О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ. Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. Организация кадрового делопроизводства, как правило, возлагается на плечи кадровой службы.

Наша статья поможет разобраться в хитросплетениях оформления кадровых документов и журналов инспектору по кадрам. Подписывайтесь на новости. Подписаться ОК. Присоединяйтесь к нам в соц.

Кадровый учет и делопроизводство с нуля - пошаговые инструкции года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики. Рассмотрим порядок организации кадрового делопроизводства на предприятии. Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства Инструкция по кадровому делопроизводству — скачать или разработать самостоятельно?

Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству Итоги. Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. Инструкция по кадровому делопроизводству — скачать или разработать самостоятельно? Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля.

Этапы организации кадрового учета на предприятии: Создание нормативной и информационной базы. Безусловно, это: Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени гл. Ознакомление с уставной документацией компании. Оформление на работу руководителя.

Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии. Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками: правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка; кадровая структура организации; штатное расписание; график отпусков; документы, связанные с защитой персональных данных работников.

В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как: трудовые контракты; книга по учету движения трудовых книжек; книга по учету бланков трудовых книжек и сами бланки этих документов, которые зачастую оформляются на предприятии при поступлении сотрудника на первое место работы; табель по учету времени работы; персональные карточки сотрудников; кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу заявлениями, служебными докладными записками, актами и пр.

Также могут издаваться следующие документы: коллективный договор ; положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр. Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.

Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек. Прием сотрудников на работу. Итоги Организация кадрового делопроизводства, как правило, возлагается на плечи кадровой службы.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня. Добавить в закладки. Предыдущая статья Следующая статья. Советуем прочитать. Последнее с форума. Ваш вопрос. Помогаем в работе. Подпишитесь на рассылку — 1 раз в неделю, бесплатно. Есть вопросы? Получите быстрый ответ на форуме.

Итак, вам предстоит наладить кадровое делопроизводство с нуля. Как это сделать и с чего начать?

Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами в Обществе возлагаются на начальника Управления по работе с персоналом далее - Управление.

Ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения и сообщают начальнику Управления Общества. Права, обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства Общества определяются должностными инструкциями. Кадровые документы Общества должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, не допускающие различных толкований, отредактированы.

Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших такие документы. Бланки организационно - распорядительных кадровых документов. Дата документа. Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом Общества, - дата его принятия; для утверждаемого документа Общества - дата утверждения.

Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией договор, акт, отчет и т. Согласование кадрового документа Общества. Для оценки кадрового документа, его соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование такого документа.

Кадровый документ обязательно согласовывается с директором по правовым вопросам, при необходимости - с другими структурными подразделениями. Согласование кадрового документа Общества оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.

Виза проставляется на экземплярах кадровых документов, остающихся в кадровой службе Общества, на левой стороне последнего листа кадрового документа. Проекты распоряжений, приказы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа. Подписание кадровых документов Общества.

Кадровые документы подписываются руководителем Общества или лицом, исполняющим его обязанности, в структурных подразделениях Общества далее - СП подписываются руководителем СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, или лицом, исполняющим его обязанности.

Удостоверение печатью. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Приказом распоряжением оформляется решения нормативного характера по кадровым вопросам внутренней работы Общества.

Приказ распоряжение оформляется на бланке Общества или на бланке унифицированной формы. Приказ подписывается генеральным директором Общества или уполномоченным им лицом. В структурных подразделениях Общества приказ, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, подписывается руководителем структурного подразделения Общества или лицом, исполняющим его обязанности.

Протоколом фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений в Обществе. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Акт оформляется на общем бланке Общества. Деловая переписка - неотъемлемое средство связи с внешними организациями. По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, письма - запросы, письма - ответы и другие. Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности работника Общества.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником Общества. Должностная инструкция должна содержать следующие разделы: общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников Общества, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся: трудовые договоры; приказы по личному составу; трудовые книжки; личные карточки формы Т-2; личные дела; лицевые счета по заработной плате. Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме, составляемый в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя в Управлении по работе с персоналом. Трудовые договоры могут заключаться: на неопределенный срок приложения 10,11 ; на определенный срок не более пяти лет срочный трудовой договор приложение На заявлении оформляется виза руководителя структурного подразделения Общества, начальника Управления Общества, начальника Отдела труда и заработной платы Общества и накладывается резолюция руководителя Общества.

Личный листок поступающий на работу заполняет собственноручно без помарок и исправлений в одном экземпляре. Ответы на вопросы личного листка даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего на работу. Личный листок по учету кадров хранится в личном деле работника. Автобиография является документом для получения дополнительных по сравнению с личным листком по учету кадров данных о работнике. Автобиография составляется работником собственноручно без помарок и исправлений, пишется в произвольной форме, но в хронологической последовательности.

Приказ распоряжение о приеме на работу оформляется в соответствии с унифицированной формой Т-1 приложение 4 и должен соответствовать требованиям Правил внутреннего трудового распорядка Общества п. Форма Т-1 предназначена для документирования индивидуального приема. Содержательная часть приказа распоряжения о приеме на работу построена в табличной форме, которая содержит следующие данные: фамилию, имя, отчество, табельный номер работника, наименование профессии должности , разряда, класса категории квалификации, условия приема на работу, характер работы, условия оплаты труда, установленный испытательный срок.

Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранение в Управлении Общества, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления заработной платы. Унифицированная форма приказа Т-1 является основанием для заполнения службой кадров учетной формы "Личная карточка работника Т-2" приложение14 ,внесения в трудовую книжку отметки о зачислении на работу или ее выдачи для поступающих на работу впервые.

Форма Т-5 предназначена для документирования перевода на другую работу. Основанием для издания приказа является заявление о переводе на другую работу, которое содержит следующие реквизиты: адресат руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии , автор должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия , название вида документа заявление , текст, подпись и дата.

В тексте излагается просьба работника перевести его на другую должность, и или в другое структурное подразделение. На заявлении проставляются визы руководителей структурных подразделений Общества - по прежнему и новому месту работы и резолюция руководителя Общества. Приказ о переводе объявляется работнику Общества под расписку. Подлинник приказа остается на хранение в Управлении Общества, копия передается в бухгалтерию.

Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется руководителю, в тексте излагается просьба работника об увольнении, причина и дата увольнения.

В документе обязательно должна содержаться дата подачи заявления. Заявление помещается в личное дело вместе с копией приказа об увольнении. Текст приказа об увольнении начинается словом "Уволить", указываются дата увольнения, фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность профессия и структурное подразделение, номер и дата трудового договора.

Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как в соответствии с Трудовым кодексом РФ днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы ст. Проект приказа об увольнении визируют директор по персоналу Общества, начальник Управления Общества, руководитель структурного подразделения, из которого увольняется работник, юрист, если увольнение производится по инициативе работодателя, приказ подписывает генеральный директор Общества или лицо, им уполномоченное, или директор СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором.

Первый экземпляр приказа распоряжения остается в Управлении, второй передается в бухгалтерию для расчета с работником. Приказ распоряжение о предоставлении отпуска работнику оформляется унифицированной формой Т-6 приложение 7. Ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии с трудовым законодательством должен предоставляться работнику ежегодно.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в Обществе. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечении 6 месяцев. Согласно ст. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление работника и график отпусков. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков форма Та , утверждаемым генеральным директором Общества или лицом, им уполномоченным, или директором СП Общества, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.

График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений Общества на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности Общества и пожелание работников. График отпусков составляется работниками Управления Общества, визируется руководителями структурных подразделений и с учетом мнения выборного профсоюзного органа СП утверждается генеральным директором Общества или лицом, им уполномоченным, или директором СП Общества, при наличии доверенности, выданной генеральным директором Общества.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 2 недели до его начала.

Приказ распоряжение о поощрении работника Общества оформляется унифицированной формой Т В соответствии с Трудовым кодексом РФ статья работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии.

За особые трудовые заслуги перед Обществом и государством работники Общества могут быть представлены к государственным наградам. Основаниями для издания подобных приказов служат представления директоров СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, докладные записки, акты, решения профсоюзных комитетов СП, совета трудового коллектива.

Работник Управления на основании представления и резолюции генерального директора или руководителя СП при наличии доверенности, выданной генеральным директором, готовит приказ о поощрении. Приказ должен содержать указание вида поощрения благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др. Подлинник приказа остается на хранение в Управлении Общества, на его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку, Личную карточку ф.

Т-2 работника Общества. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется в текстовой форме на бланке приказов на основании резолюции генерального директора Общества или лица, им уполномоченного, объяснительной и докладной записок.

За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника Общества возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие виды дисциплинарных взысканий:.

Взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или проверки финансово-хозяйственной деятельности - не позднее двух лет со дня его совершения. За каждый проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется сообщается работнику, подвергнутому взысканию, под расписку в течении трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется соответствующий акт. Первый экземпляр приказа остается на хранение в Управлении в деле приказов. До применения взыскания должно быть затребовано от работника Общества объяснение в письменной форме.

В случаях отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. В объяснительной записке объясняются причины происшедшего - нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Объяснительная записка пишется собственноручно, в одном экземпляре. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется руководителем структурного подразделения Общества на основании объяснительной записки работника Общества. Руководитель структурного подразделения передает объяснительную и докладную записки генеральному директору Общества или директору СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, для рассмотрения и резолюции.

Резолюция пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде дисциплинарного взыскания.

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2020

Итак, вам предстоит наладить кадровое делопроизводство с нуля. Как это сделать и с чего начать? Даже без солидного опыта работы можно привести в порядок кадровые дела любой фирмы — действующей, реорганизованной или только открывающейся.

А новая инструкция по кадровому делопроизводству поможет избежать ошибок в этом кропотливом деле. Шаг 1. Изучите основы кадрового делопроизводства. Понадобится специальная литература: методички, нормативные акты в сфере трудового права с комментариями. Всегда держите под рукой Трудовой кодекс РФ в актуальной редакции: в нем есть ответы на многие вопросы, связанные с повседневной кадровой работой.

Незнание норм трудового законодательства часто оборачивается для работодателя штрафами. Шаг 2. Узнайте, какие компьютерные программы можно использовать. Многие организации устанавливают специализированное программное обеспечение, облегчающее работу с документами и оптимизирующее рутинные кадровые процессы. Например, учет фактически отработанного времени, составление графика отпусков, оформление шаблонных приказов и распоряжений.

Уже сейчас есть документы, которые настоятельно рекомендуется вести в электронном виде — например, отчеты для Росстата или больничные листки. В то же время трудовые книжки и личные карточки все еще ведутся в бумажном формате. Шаг 3. Ознакомьтесь с учредительными документами компании. Кадровые процессы положено оформлять так, чтобы не возникало противоречий с положениями устава и других учредительных документов.

В уставе прописывается порядок приема на работу и оплаты труда первых лиц компании, схема утверждения штатного расписания и другие важные нюансы, о которых нужно знать. Шаг 4. Проведите ревизию локальных нормативных актов. Посмотрите, все ли обязательные документы есть в наличии, и обязательно проверьте их на соответствие актуальному законодательству.

Если каких-то нормативных актов из обязательного списка не хватает или они есть, но составлены с ошибками , компанию могут оштрафовать. Шаг 5. Разработайте типовую форму трудового договора, которую в дальнейшем будете использовать для оформления отношений с работниками. Содержание документа не должно противоречить статье 57 ТК РФ.

Убедитесь, что включили в договор все обязательные условия. Шаг 6. Сформируйте набор бланков для стандартных кадровых процедур. К ним относятся увольнение, перевод и прием на работу, предоставление отпуска, оформление командировок, выдача премий и т.

Сегодня у коммерческих структур есть выбор: использовать унифицированные формы приказов или разработать собственные бланки. Если выбран второй вариант, утвердите новые бланки письменным приказом. Шаг 7. Заведите регистрационные журналы. Этот важный пункт содержит любая инструкция по кадровому делопроизводству. Помимо книг по учету чистых и заполненных бланков трудовых книжек, следует вести еще как минимум пять журналов. Другие журналы заводите по необходимости.

Закон не требует регистрировать приказы по личному составу, сотрудников, выбывающих в командировки или оформляющих декретные отпуска, входящую корреспонденцию и листки нетрудоспособности. Но это помогает в кадровой работе. Шаг 8. Проверьте, правильно ли оформлены трудовые отношения с работниками. В том числе с генеральным директором: к сожалению, первые лица компаний нередко принимаются на работу с нарушениями. Особое внимание уделяйте прописанным в договорах условиям срок действия, испытание при приеме на работу, материальная ответственность и т.

Устраните все выявленные недочеты, заключая дополнительные соглашения к трудовым договорам. Шаг 9. Организуйте работу с трудовыми книжками. Свою трудовую работник передает в отдел кадров на этапе трудоустройства. С этого момента и вплоть до увольнения его владельца документ хранится у работодателя.

Ответственного за оформление, хранение и выдачу трудовых книжек назначают приказом руководителя компании. Эти обязанности, как и ведение кадрового делопроизводства в полном объеме, обычно поручаются кадровику.

Чтобы ни у руководства, ни у ГИТ не было претензий к качеству оформления трудовых книжек, ориентируйтесь на требования:.

Заполняйте трудовые книжки всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней. А если работник трудоустраивается впервые, заведите ему трудовую книжку не позднее недельного срока со дня приема на работу. Шаг Заведите личные карточки на всех сотрудников. Исключение — исполнители по гражданско-правовым договорам, на которых карточки не заводятся. Организуйте воинский учет. На небольших предприятиях, где нет отдельного военно-учетного стола, эта функция обычно поручается кадровику.

Издайте приказ о назначении ответственного за воинский учет, составьте ежегодный план работ и согласуйте его с военкоматом, перенесите данные из военных билетов и других документов воинского учета, предъявляемых при трудоустройстве, в личные карточки сотрудников. Обеспечьте документам приемлемые условия хранения. Бланки строгой отчетности, например, оригиналы трудовых книжек и вкладышей к ним как заполненные, так и новые следует хранить вне зоны общего доступа.

Например, в сейфе или надежно запирающемся несгораемом шкафу. Завершенные в делопроизводстве документы в конце календарного года передайте в архив организации. Со временем объем кадровой документации значительно возрастет. Будьте к этому готовы и заранее продумайте логику нумерации приказов. Четких указаний на этот случай нет, руководствуйтесь здравым смыслом. Если приказов мало, можно использовать сквозную нумерацию, если много — поделите их на группы и применяйте дополнительные буквенные индексы, чтобы избежать путаницы.

Даже начинающему кадровику под силу наладить кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции и перечни обязательных документов помогут избежать ошибок. Для рутинных процедур используйте унифицированные бланки Госкомстата, если работодатель не разработал собственные формы.

Алгоритм кадрового делопроизводства с нуля

В этой статье мы не будем приводить образцы заполнения форм, оформления других документов или тексты нормативных документов, которые должны быть в организации. Остановимся только на последовательности выполнения работы по организации кадрового делопроизводства в компании с нуля. При организации кадрового делопроизводства с нуля вам понадобятся следующие нормативные документы:. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Кроме того, полезной окажется книга Я. Варламовой и Е. Многие формы документов в кадровом делопроизводстве унифицированы постановлением Госкомстата России от Найти его можно в любой справочной правовой системе Консультант Плюс, Гарант, Кодекс или в интернете, там же есть уже готовые формы из этого постановления, которые нужно просто скопировать на жесткий диск.

Шаг 1: разрабатываем документы, которые в обязательном порядке должны быть в компании. Чаще всего организация кадрового дело производства начинается с разработки всевозможных положений и инструкций, и это правильно.

К нормативным документам, которые в обязательном порядке должны быть в компании, относятся:. Все остальное подождет: браться за разработку документов, которые носят факультативный характер, можно только тогда, когда оформлены обязательные документы. Скорее всего, в компании уже разработано штатное расписание, есть штат сотрудников, успешно выполняющих поставленные задачи, с которыми заключены трудовые договоры, оформлены приказы о приеме на работу и внесены записи в трудовые книжки.

Но, как показывает практика, не всегда эти документы оформлены правильно. Запросите в бухгалтерии информацию о заработной плате сотрудников и наименовании их должностей — на основании этих данных нужно выверить штатное расписание.

Следует учесть, что названия должностей в штатном расписании не всегда совпадают с реальными должностями сотрудников. Бухгалтерии эта информация для перечисления платежей и налогов не очень нужна, но программы типа 1С требуют заполнение раздела с такой информацией, и иногда бывает введена должность, не соответствующая действительной. Поэтому до утверждения штатного расписания необходимо уточнить наименования должностей сотрудников у начальников отделов, руководства компании или самих сотрудников.

У бухгалтеров можно запросить также табельные номера сотрудников. Если бухгалтерский учет автоматизирован, то табельные номера присваиваются программой, если нет, то вам придется их присваивать самостоятельно, начиная с того сотрудника, которые работает дольше всех, и заканчивая тем, кто пришел в организацию позже всех.

После увольнения сотрудника его табельный номер лучше никому не передавать: пусть все номера будут уникальны и закреплены только за одним человеком, когда-либо работавшим в компании. Пока бухгалтеры готовят вам сводку по работникам нужно проверить состояние личных дел работников и их личных карточек, если они велись, а также выяснить, каких документов не хватает в личном деле каждого работника. Каждому работнику нужно написать памятку о том, копии каких документов необходимо донести.

Шаг 3: проверяем соответствие информации в штатном расписании и трудовых договорах. После того как штатное расписание составлено, необходимо сверить информацию в нем с данными в трудовых договорах. При этом следует исходить из того, что договор, подписанный неполномочным лицом, по сути, не является договором; другими словами, трудовой договор в письменной форме отсутствует.

Поэтому он должен быть оформлен, разумеется, текущей подлинной датой. Во всех остальных случаях делаются дополнительные соглашения к трудовому договору, которыми трудовой договор дополняется новыми условиями либо уточняются изменяются те условия, которые были указаны неверно.

Если договор оформлен правильно, но позже были внесены изменения повышение оклада, перевод сотрудника на другую работы , то необходимо оформить дополнительные соглашения для каждого случая по каждому работнику.

Трудовые договоры и дополнительные соглашения готовятся в двух экземплярах, один из которых остается в компании, а второй выдается на руки сотруднику. Далее необходимо проверить наличие и правильность оформления приказов о приеме на работу, перемещении сотрудников если они были и др. Приказы должны соответствовать содержанию трудового договора, заключенного с работниками, и штатному расписанию.

В них должна стоять подпись не только руководителя компании, но и самого сотрудника. По закону вы не несете ответственности за то, что было до вас, однако сотрудник имеет право потребовать копию такого приказа, и ему необходимо ее предоставить.

Следующим этапом работы является проверка наличия трудовых книжек. Книжки всех оформленных на работу сотрудников должны храниться в компании. Если вы найдете книжки уволившихся сотрудников, то нужно в адрес владельцев книжек направить заказное письмо с уведомлением о вручении с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать адрес, по которому ее можно отправить.

После получения ответа трудовую книжку необходимо отправлять заказной бандеролью с уведомлением о вручении. Если ответа нет, просто вложите уведомление о вручении письма в трудовую книжку. Трудовые книжки неработающих сотрудников нужно хранить отдельно от остальных до востребования, но не менее 50 лет. Если в трудовой книжке нет записи о приеме на работу или переводе — не спешите ее делать.

Сначала внимательно ознакомьтесь с обоими документами, регламентирующими заполнение трудовых книжек: Инструкцией по заполнению трудовых книжек и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

И только когда вы будете уверены в своих знаниях, можно приступать к внесению записей в трудовую книжку. Помните: неверно оформленная запись может привести к тому, что работнику могут не засчитать стаж работы в компании, в которой была сделана неправильная запись. Шаг 6: оформляем личные дела или личные папки сотрудников если до вас их не вели. Заполняются личные карточки кадровиком — такое предписание содержится в указаниях по применению унифицированных форм постановление Госкомстата России от Полученные от сотрудников копии документов паспорта, страхового свидетельства и др.

В них же можно вложить и копии приказов и договоров, чтобы вся информация о работнике была в одном месте, но это не обязательно. К личным карточкам можно приклеить фотографии работников. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее можно вести только в бумажном виде.

Так как это журналы учета бланков строгой отчетности, каждая страница книги нумеруется, а сама она прошивается и скрепляется печатью организации. За две недели до наступления нового года в организации должен быть утвержден график отпусков. Работу над ним нужно начинать уже в ноябре. Если компания небольшая, можно опросить сотрудников на предмет того, когда бы они хотели уйти в отпуск, если крупная — направьте начальникам отделов письмо с просьбой предоставить такую информацию по их отделу.

При составлении графика отпусков следите за тем, чтобы во время ухода в отпуск сотрудников небольшого отдела направление не оставалось бы незакрытым. Например, если в компании всего два менеджера по продажам, то их отпуска не должны совпадать по времени даже частично, более того, между этими отпусками должен быть период совместной работы — для передачи дел от одного менеджера к другому.

Если вы сами опрашиваете сотрудников о времени ухода в отпуск и возникает конфликт из-за того, кто и когда идет, не пробуйте его решить сами — доведите информацию до сведения руководства и оформите график в соответствии с решением руководства. Если вы запрашиваете информацию через начальников отделов, доверьте решение спорных вопросов им. На сбор информации для составления графика отпусков обычно уходит от одной до трех недель. За две недели до начала отпуска необходимо уведомить сотрудника о его наступлении и издать приказ о предоставлении отпуска.

Время начала отпуска может быть изменено по согласованию сотрудника с руководителем. Если на время начала отпуска сотрудник заболел и предоставил больничный лист, необходимо по его заявлению перенести отпуск на другое, удобное для него, время. Все эти изменения вносятся в соответствующие графы графика отпусков. И не забывайте о том, что работник не может не ходить в отпуск два года подряд и обязательный оплачиваемый отпуск может быть заменен денежной компенсацией только в случае увольнения сотрудника.

График отпусков, график дежурств, штатные расписания удобнее выделить в отдельные дела и хранить в тонких папках. Личные дела и личные карточки удобнее хранить в алфавитном порядке в соответствии с фамилиями работников, все остальные документы — в хронологическом порядке по мере поступления документа.

Приказы по личному ставу имеют два срока хранения: 5 и 75 лет, поэтому разделяются как минимум на два дела все приказы, которые не перечислены в перечне с 5-летним сроком хранения, имеют срок хранения 75 лет. При формировании дел необходимо пользоваться разделами 7 и 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел может быть оформлена отдельно по кадровым документам или включена в общую номенклатуру дел организации. В целом процесс формирования дел и составления номенклатуры в кадровом делопроизводстве ничем не отличается от формирования дел и составления номенклатуры в общем делопроизводстве.

И только после всех этапов можно приступать к разработке должностных инструкций, положения о персонале и прочих факультативных не обязательных с точки зрения Трудового кодекса Российской Федерации локальных нормативных актов. Еремеева, руководитель канцелярии, член Клуба профессиональных секретарей. Подписка на почте Подписка в вашем городе. Обратите внимание Многие формы документов в кадровом делопроизводстве унифицированы постановлением Госкомстата России от Шаг 1: разрабатываем документы, которые в обязательном порядке должны быть в компании Чаще всего организация кадрового дело производства начинается с разработки всевозможных положений и инструкций, и это правильно.

К нормативным документам, которые в обязательном порядке должны быть в компании, относятся: правила внутреннего трудового распорядка;. Скачать бесплатно демо-номер журнала. Подборки материалов Форум для секретарей Подписаться на новости. Выписываете журнал? Я согласен с политикой конфиденциальности.

Все нижеприведенные пошаговые инструкции бесплатно доступны подписчикам журнала "Кадровик-практик".

Вы хотите навести порядок в кадровой работе? С чего начать в новой компании, как навести порядок в уже существующей? Следуйте советам эксперта. И без паники.

Кадровое делопроизводство «с нуля». 8 первых шагов

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя.

Кадровики тратят много времени, оформляя однотипные кадровые документы. Рассмотрим, как разработать инструкцию. Структуру инструкции каждый работодатель определяет самостоятельно ст. При этом учитывайте специфику деятельности организации. Определите, какие подразделения ведут кадровое делопроизводство кадровая служба, отдел кадров.

Кадровое делопроизводство

В любой компании есть сотрудники, а это значит, что нужно организовывать кадровое делопроизводство. В больших организациях оно налажено, но в только начинающей свою деятельность компании нужно создавать его с нуля. Ответственность за создание кадрового делопроизводства может быть поручена разным сотрудникам. Это и создатель компании, и ее руководитель, и бухгалтер, и офис-менеджер. Вне зависимости от того, кому поручена эта работа, создание делопроизводства подразумевает наличие опыта и знаний. Рассмотрим этапы организации кадрового делопроизводства.

Делопроизводство кадров: порядок ведения. 25 марта Средний балл: 0 из 5.  Классификация документов в кадровом делопроизводстве. Документы, участвующие в кадровом делопроизводстве, подразделяют на три группы: Локальные нормативные акты и организационные документы, в том числе: штатное расписание, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка, положения, коллективный договор, инструкции по охране труда и пр.  Кадровое делопроизводство — это работа с документами, связанными с трудовыми отношениями и учетом кадров. Эти документы — следствие и основа принимаемых кадровых управленческих решений, они обеспечивают решениям юридическую силу.

Оформление трудовых отношений с госслужащим имеет свои особенности. Для того чтобы учет кадров не доставлял хлопот и количество трудовых споров и проверок контролирующими органами носило минимальный характер, важно на начальном этапе подготовить грамотную кадровую документацию, установить правильное ведение документооборота и оформить трудовые отношения исключительно по правилам действующего законодательства. Идея формирования кадровой документации так же включает в себя придание максимальной прозрачности и открытости трудовому процессу, что благоприятно сказывается на трудовых отношениях между сторонами. В системе госслужбы отношения между госслужащим и представителем нанимающей стороны имеют законодательное и нормативное регулирование. Кадровое делопроизводство основывается на конституционных нормах, федеральных законах, законах субъектов РФ и подзаконных актах, регулирующих трудовые отношения и устанавливающих порядок работы с документацией.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2018

Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами в Обществе возлагаются на начальника Управления по работе с персоналом далее - Управление. Ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения и сообщают начальнику Управления Общества.

Инструкция по кадровому делопроизводству

Кадровое делопроизводство — важный сегмент на предприятии, отвечающий за отношения с наемным персоналом. Нарушение в оформлении кадровой документации приведет к серьезным штрафам, ведь права работников защищает трудовая инспекция. Рассмотрим, с чего начать, если вам предстоит организовать кадровый учет с нуля или навести порядок в действующей фирме. Вся деятельность предприятия регламентируется законодательством, поэтому нужно хорошо ориентироваться в Трудовом кодексе и нормативных актах — ведь в будущем придется выполнять следующие задачи:.

[YANDEXREETEXTUNIQ-1-2]

.

Инструкция по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу

.

.

Комментариев: 2
  1. Валентин

    Мусора и в африке мусора, причём это же наши соседи, одноклассники, родственники, сволочи в форме. А на машине походу кто-то уже три эти года катается.

  2. quinordnbersup

    Спасибо за хороший ролик, и за Ваши труды.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2021 Юридическая консультация.